Politique de
confidentialité

POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DES DONNÉES PERSONNELLES DESTINÉE AUX ADMINISTRATIONS ET AUTRES ACTEURS DE LA COMMANDE PUBLIQUE MAUVILAC

1. Les données à caractère personnel de l’Acheteur collectées lors de l’établissement d’un devis, de la signature du bon de commande ou encore de l’établissement de la facture font l'objet par notre Société d'un traitement automatisé de données à caractère personnel.

A cet égard, l’Acheteur s’engage à informer les personnes physiques (agent, salarié, dirigeant, etc.) auprès desquelles seraient le cas échéant recueillies des données à caractère personnel des termes de la présente politique de confidentialité des données personnelles et ainsi de leurs droits.

2. Les catégories de données traitées sont : les données relatives à son identité en tant qu’Acheteur (nom, prénom, adresse, téléphone, e-mail), les données relatives à sa vie professionnelle, les données relatives aux moyens de paiement et à la transaction ainsi que les données relatives au suivi de la relation commerciale.

3. Le caractère obligatoire ou facultatif des données est précisé à l’Acheteur lors la collecte par un astérisque. Certaines données sont obligatoires car nécessaires à la gestion de la commande. Le défaut de réponse pourra bloquer toute prise de commande et donc la vente du Produit souhaité.

4. Notre Société traite les données à caractère personnel de l’Acheteur, en qualité de responsable du traitement de ces données, pour les finalités (objectifs) suivantes :

• la gestion de la relation commerciale :
• l’émission de devis, le traitement et le suivi des commandes de l’Acheteur, le suivi des livraisons et la facturation,
• la tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires s’y rattachant,
• le suivi de la relation contractuelle, la gestion des réclamations et du service après-vente,
• la gestion des comptes client,
• la lutte contre la fraude aux moyens de paiement,
• la gestion des impayés,
• la gestion des précontentieux et contentieux.

5. Les données à caractère personnel de l’Acheteur sont traitées par notre Société parce qu’une base légale l’y autorise, à savoir : un contrat qui lie l’Acheteur à notre Société, une obligation légale à laquelle est tenue notre Société, le consentement de l’Acheteur, ou bien encore l’intérêt légitime de notre Société :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles : à l’occasion d’une demande de devis, de l’achat, de la livraison et de la facturation, ou encore de la gestion de réclamations ou du service après-vente, ou en cas de recours liés audit contrat, la gestion des comptes client, notre Société peut utiliser les données à caractère personnel de l’Acheteur sur la base de ce fondement juridique ;
• le respect d’une obligation légale : certaines des données à caractère personnel de l’Acheteur sont traitées par notre Société pour répondre à nos obligations règlementaires et administratives (obligations comptables et fiscales, obligations issues de la règlementation applicable au traitement des données personnelles, …) ;
• les intérêts légitimes poursuivis par notre Société : notre Société pourra utiliser les données à caractère personnel de l’Acheteur pour répondre à un intérêt légitime.

6. Peuvent être destinataires des données à caractère personnel de l’Acheteur :

- le personnel habilité de notre Société,

- les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...),

- ainsi que le personnel habilité des prestataires et/ou partenaires auxquels notre Société est susceptible de faire appel pour l’exécution du Contrat (gestion des moyens de paiement, gestion des livraisons), en cas d’impayés, et, de façon plus générale, les prestataires informatiques auxquels notre Société fait appel dans le cadre de l’utilisation de solutions logicielles (hébergeurs et éditeurs de ces solutions et prestataires impliqués dans la maintenance de ces solutions) ;

- en cas de litige : les auxiliaires de justice et officiers ministériels (avocats, huissiers, notaires, …) et l’autorité saisie d’un litige.

Aucune des données de l’Acheteur n’est transférée hors Union Européenne.

7. Dans le cadre de la gestion de la relation commerciale, notre Société conserve les données de l’Acheteur pendant la durée de la relation contractuelle. Les données de l’Acheteur peuvent également être conservées par notre Société pour la gestion des activités commerciales, pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que l’Acheteur a eu avec notre Société (par exemple, un achat ou la date d’expiration d’une garantie).

Après l’exécution du Contrat, les données de l’Acheteur sont conservées en archivage intermédiaire, pour répondre à des obligations comptables ou fiscales, ou à des fins probatoires en cas de contentieux, dans la limite du délai de prescription applicable. Au-delà de ce délai d’archivage, les données personnelles de l’Acheteur sont supprimées.

En cas de litige : les données traitées pour gérer un précontentieux sont supprimées dès le règlement amiable du litige ou, à défaut, dès la prescription de l’action en justice correspondante. Les données traitées pour gérer un contentieux sont supprimées lorsque les recours ne sont plus possibles contre la décision rendue pour la faire exécuter. À l’expiration de ces périodes, les données sont supprimées de manière sécurisée.

8. Il est rappelé que l’Acheteur et les personnes dont les données sont collectées par notre Société disposent à tout moment, conformément à la réglementation en vigueur et dans la limite des dispositions applicables, des droits suivants :

- du droit d’obtenir la confirmation que des données personnelles le concernant sont ou ne sont pas traitées et lorsqu’elles le sont, l’accès auxdites données personnelles,

- du droit d’obtenir la rectification de celles-ci ou encore qu’elles soient complétées ;

- du droit d’obtenir l’effacement des données personnelles, notamment si la personne concernée estime que le traitement réalisé par notre Société n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ;

- ou une limitation du traitement les concernant en demandant à notre Société de conserver, dans certains cas, les données sans pouvoir les utiliser ;

- du droit de s’opposer au traitement pour des motifs légitimes ; sauf en matière de prospection commerciale où ce droit s’applique sans motif. En cas de traitement de données à des fins de prospection commerciale, il est possible de s’y opposer à tout moment.

Dès lors que l’Acheteur ne s’est pas opposé à la réception d’offres commerciales il peut, à tout moment, revenir sur son choix en cliquant sur le lien « se désinscrire » intégré dans chaque newsletter ;

- du droit de retirer leur consentement, à tout moment, lorsque le traitement des données personnelles est fondé sur celui-ci ;

- du droit à la portabilité des données personnelles en récupérant une partie de leurs données dans un format ouvert et lisible par une machine ou en demandant à notre Société de les transmettre à un autre organisme ;

- du droit de définir des directives générales ou particulières quant au sort post mortem de ses données personnelles ;

- du droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques le concernant ou l’affectant de manière significative de façon similaire (le droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée) ;

- du droit de déposer une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente, en l’occurrence la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

9. L’Acheteur et les personnes dont les données sont collectées par notre Société peuvent exercer leurs droits :

- par courriel : dpo@mauvilac.com

- ou par courrier : MAUVILAC – À l’attention du DPO – RUE FREDERICK JACKSON 97429 LE PORT Cedex.

Une réponse leur sera alors adressée dans un délai de 1 mois, éventuellement prolongé de 2 mois suivant la réception de la demande. Toute demande doit préciser le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …), tout élément permettant de justifier de l’identité du demandeur (par exemple, la référence du dossier de l’Acheteur, le numéro client, le numéro de facture, …) et indiquer l’adresse à laquelle retourner la réponse. Dans le cas où les informations communiquées ne permettraient pas d’identifier avec certitude le demandeur, notre Société se réserve le droit, en cas de doute légitime sur l’identité du demandeur, de lui demander la transmission d’une pièce d’identité.

Si l’Acheteur estime, après avoir contacté notre Société, que ses droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, l’Acheteur pourra adresser une réclamation à la Commission Informatique et Libertés (CNIL) sur son site internet www.cnil.fr ou par voie postale : 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.